Videobankâ permette all’utente la consultazione di informazioni relative ai titoli presenti nella banca dati del sistema, il noleggio, tramite badge prepagato, di una o più videocassette disponibili, mentre fornisce all’amministratore della videoteca funzioni per l’aggiornamento delle basi di dati relative l’una ai titoli, l’altra agli utenti tesserati e la possibilità di consultare statistiche sui titoli noleggiati attraverso la visione di hot list.

Tramite Videobankâ l’amministratore può inoltre controllare la situazione degli utenti tesserati e attribuire loro penali e/o bonus.

Infine il sistema controlla la liceità di ogni operazione di noleggio sulla base di un credito minimo di cui l’utente tesserato deve disporre, del numero massimo di videocassette correntemente noleggiate e automatizza la gestione degli addebiti per i noleggi effettuati, sulla base di parametri commerciali modificabili dall’amministratore.

Il rilascio di un badge, il pagamento e la fatturazione all’atto della cessione dello stesso e all’atto della sua eventuale ricarica, la cessione e la restituzione di una videocassetta, non sono automatizzate dal sistema Videobankâ ; tale scelta è motivata dalla complessità delle strutture hardware che tali caratteristiche introdurrebbero e dal conseguente aumento dei costi da sostenere per l'installazione del sistema.

Indubbi benefici del sistema sono l’automatizzazione degli addebiti e il controllo effettuato sul credito residuo all’atto di una richiesta di noleggio, i quali garantiscono il gestore, congiuntamente con la facoltà di imporre penali, da possibili disguidi e, almeno parzialmente, da eventuali condotte improprie degli utenti.

Inoltre, la possibilità di consultare opportune statistiche sui titoli noleggiati e di attribuire bonus ai tesserati, consentono all’amministratore, di mettere in pratica strategie mirate ad incentivare ed indirizzare i noleggi.